As vantagens de trabalhar com planilhas. Muitos gestores ou até colaboradores supõem que o uso de recursos eletrônicos é difícil de ser aplicado corretamente e que o método manual, mesmo sendo mais demorado, ainda é a técnica mais viável para realizar serviços administrativos em geral.
Se você é um desses que ainda tem negatividade quanto ao uso de recursos eletrônicos na sua empresa ou, então, tem receio de usar uma nova tecnologia, saiba que esse texto vai te ajudar a desmascarar essas reações.
Organização é fundamental na hora de gerenciar uma empresa. Desde simples ações como folhas de pagamentos, marcar compromissos ou contabilizar finanças, esses trabalhos podem se tornar frustrantes e cansativos. É aí que entra o uso das planilhas eletrônicas e as vantagens de trabalhar com planilhas. Como dito anteriormente, muitas pessoas ainda acreditam que elas mais confundem do que auxiliam. Por isso, alguns pensamentos podem ser desmistificados:
“Planilhas eletrônicas puxam mais tempo do colaborador”
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Mentira. As planilhas eletrônicas agilizam ainda mais o fornecimento de dados e suas análises, além de automatizarem as informações necessárias para realizar cálculos, gráficos e tabelas que orientam os funcionários e seus procedimentos no escritório.
As vantagens de trabalhar com planilhas
“Planilhas eletrônicas dificultam o monitoramento da minha empresa”
Se enganou. Com as planilhas, fica mais fácil de anotar entregas, cumprir prazos estabelecidos e trabalhar melhor com horários e lembretes sem esquecer alguma tarefa descumprida.
“Planilhas eletrônicas só se concentram num setor”
Nada disso! Elas integram outros departamentos da empresa, além do escritório, a fim de manter a empresa conectada com toda a série de dados e detalhes que precisam ser atentados em cada tarefa realizada, em cada setor. Todo o conteúdo pode ser lançado diretamente nas planilhas, que são processadas, armazenadas e enviadas a todos os outros locais.
Todos se mantêm informados, tendo uma comunicação mais assertiva sem depender de algum outro departamento para obter determinada informação.
As vantagens de trabalhar com planilhas
“Planilhas eletrônicas não conseguem guardar todas as informações”
Pois elas conseguem sim. Se sua empresa ainda usa arquivos físicos ou muitas pastas repletas de papéis, saiba que isso, além de ser um alto custo, ainda atrapalha o andamento da rotina administrativa.
As planilhas eletrônicas automatizam os dados, de acordo com o usuário, e mantém armazenadas todas essas informações por meio de filtros. Basta que o colaborador organize os detalhes no programa, a fim de estarem concentrados num local único sem causar nenhum prejuízo ou perda de informação.
Porém, com todas as vantagens, há a necessidade de treinamento. Como foi dito no início, alguns não mexem em planilhas eletrônicas com receio, pois não sabem manuseá-las – daí a necessidade de treinamento aos funcionários.
Esse período de adaptação dos colaboradores à nova tecnologia só dá mais chance da empresa estar mais capacitada e apta a identificar rapidamente soluções para os problemas com os quais ela se deparar. Os funcionários estarão mais confiantes e seguros de realizar as tarefas diárias, sem ter preocupações desnecessárias ou perder tempo com ações dispendiosas.
Mas tudo isso depende de colocar à prova o uso das planilhas. Trabalhe para automatizar seus processos e comprove que a execução das rotinas administrativas poderá ser mais eficiente.
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